Tìm hiểu nghề Purchasing thu mua
Nội dung bài viết
Tìm hiểu nghề Purchasing thu mua
Bạn thắc mắc về Nghề thu mua là Procurement hay Purchasing?
1. Định nghĩa thu mua
Thu mua bao gồm các hoạt động thu thập hoặc mua hàng hóa và dịch vụ. Quá trình này bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cũng như việc tiếp nhận và thanh toán. Nó thường liên quan đến:
(1) Lập kế hoạch mua
(2) Xác định các tiêu chuẩn
(3) Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
(4) Phân tích giá trị
(5) Tài chính
(6) Đàm phán giá cả
(7) Mua hàng
(8) Quản lý hợp đồng cung cấp
(9) Kiểm soát hàng tồn kho
(10) Thanh toán và các chức năng khác có liên quan.
Quy trình thu mua thường là một phần của chiến lược công ty, bởi vì khả năng thu mua nguyên vật liệu sẽ quyết định sự thành bại của các hoạt động khác. Một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu giá thu mua đầu vào cao hơn lợi nhuận bán ra, làm cho việc bán sản phẩm trở nên phi thực tế.
Quy trình thu mua hàng hóa rất đa dạng. Mỗi công ty, tổ chức thường có một quy trình thu mua hàng hóa khác nhau nhưng đều phải đảm bảo một số yếu tố quan trọng chung như sau:
Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ). Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu (đặc tính, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học, …) Sau đó, một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các RFQ. Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên các cơ sở là giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để đặt ra các đơn hàng. Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch. Tiếp đến, các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận. Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.
2. Nguyên tắc cơ bản của thu mua
Một trong những nguyên tắc cơ bản của thu mua là hàng hóa phải được mua tại mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Và một trong những phương tiện trợ giúp cho việc quản lý bộ phận thu mua của bạn là các số liệu phân tích thu mua. Những số liệu này có thể được lập dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn
Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua hàng ngày tốt là việc sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hạn chế các đơn đặt mua hàng và yêu cầu mua hàng. Các đơn đặt mua hàng được sử dụng để mua hàng với một nhà cung cấp đã thỏa thuận. Yêu cầu mua hàng được đưa ra bởi nhân sự trong công ty (không thuộc bộ phận thu mua) khi họ cần một loại sản phẩm cụ thể nào đó cho mục đích bảo dưỡng hoặc nhằm làm tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường.
Trong các công ty lớn, việc quản lý thu mua thông qua hệ thống máy tính mang đến nhiều thuận lợi. Không chỉ giúp quản lý việc mua hàng hằng ngày, hệ thống này còn có thể quản lý cả quá trình đấu thầu và các hoạt động quảng cáo thu mua. Dựa trên kết quả bài nghiên cứu về Ứng dụng của hệ thống công nghệ thông tin tại Bộ phận thu mua của khách sạn 5 sao Cairo Hoa Kỳ, do Shedid M., Morsy M., Ghareeb A thuộc khoa Du Lịch & Khách sạn trường Đại học Fayoum tiến hành và được đăng trên tạp chí Quản lý du lịch Mỹ năm 2012, có thể thấy việc ứng dụng công nghệ máy tính vào một loạt các ứng dụng mua sắm bao gồm thông tin liên lạc với các nhà cung cấp, kiểm tra báo giá nhà cung cấp và mua hàng từ danh mục của nhà cung cấp giúp cắt giảm tiêu hao nhân sự bộ phận thu mua và cho phép mua hàng trực tuyến trực tiếp từ danh mục của nhà cung cấp. Việc ứng dụng hệ thống máy tính còn giúp giảm thiểu tối đa hệ thống làm việc bằng giấy tờ, tiết kiệm thời gian góp phần thu nhỏ chu kỳ đặt hàng. Việc đàm phán với nhà cung cấp cũng được sắp xếp hợp lý. Tất cả các công việc như thương lượng, đàm phán, thống nhất về giá cả và điều kiện hợp đồng đều có thể thực hiện thông qua internet mà không nhất thiết phải mất thời gian đàm phán trực tiếp. Như vậy, có thể thấy được những tác động tích cực mà việc áp dụng hệ thống máy tính đến việc quản lí và hoạt động của bộ phận thu mua.
***Xu hướng thu mua
Đã có một số xu hướng thu mua trong vài năm gần đây. Hai trong số những xu hướng quan trọng nhất là JIT (Just In Time) và e-procurement. JIT bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản vào những năm 90, nó là sự sắp đặt thu mua hàng hóa sao cho lượng hàng hóa đó được sử dụng một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết. Trong những năm 2000 thì xu hướng e-procurement trở nên phổ biến hơn nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ và thịnh hành của sức mạnh công nghệ thông tin và an ninh mạng.
Xác định được tầm quan trọng của bộ phận quản lý thu mua, công ty bạn liệu có nên xác định một quy trình quản lý thu mua có hiệu quả?
3. Công việc của một chuyên viên thu mua
a. Tóm lược:
Nhìn chung, một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất xủa công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.
b. Công việc cụ thể:
– Làm việc trực tiếp với phòng Kế hoạch và Sản xuất, để lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua.
– Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, và quản lý quá trình lựa chọn.
– Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
– Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
– Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí.
– Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
– Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.
– Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
– Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.
– Góp phần củng cố, giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.
c. Kỹ năng của một chuyên viên thu mua
Đứng dưới danh nghĩa là một người làm trong lĩnh vực thu mua, bạn phải chứng minh một loạt các kỹ năng quan trọng, bao gồm: “năng khiếu” kinh doanh, quản lý tài chính, khả năng giao tiếp và đàm phán, có hiểu biết về thị trường quốc tế, có sáng tạo và luôn đổi mới.
Trong môi trường thu mua chiến lược ngày nay, các cá nhân thành công nhất phải biết kết hợp kỹ năng thu mua truyền thống với kỹ năng quản lý tốt các mốt quan hệ – kỹ năng nghe, hiểu biết, giao tiếp và đồng cảm.
Kỹ năng mua sắm truyền thống, chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý hợp đồng, giảm chi phí và đàm phán cơ bản sẽ luôn là nền tảng cho quá trình thu mua.
Các mối quan hệ hiện tại với các đối tác (nhà cung cấp) ngày nay tương đối bình đẳng. Người mua và nhà cung cấp làm việc với nhau ngay từ khi bắt đầu đàm phán để chia sẻ thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đầu vào kỹ thuật và ý tưởng để làm giảm tổng chi phí. Đồng thời người mua cũng cần phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng và tối ưu hóa quá trình này.
4. Tại sao bạn nên cân nhắc lựa chọn nghề thu mua?
Là một người mua, bạn đang ở trong một vị trí cực kỳ quan trọng trong công ty. Nhưng vì người mua thường xuyên hoạt động đằng sau hậu trường, nhiều người không nhận thức thu mua như là một lựa chọn nghề nghiệp. Người thu mua hàng đầu đang săn đón mạnh mẽ trên toàn thế giới và có thể đạt được vị trí rất cao trong công ty. Cho dù đó là tìm nguồn cung ứng hàng hóa từ các nhà cung cấp địa phương hoặc hoạt động trên chuỗi cung ứng toàn cầu, thu mua dịch vụ và nguồn nhân lực cần thiết với giá hợp lý, đặc biệt là trong môi trường kinh tế khó khăn hiện nay, có thể quyết định sự thành bài của một doanh nghiệp.
Hiện nay, nghề thu mua dần dần trở nên rất “hot” tại Việt Nam, nhất là với sự bùng nổ của công nghệ thông tin hiện nay, khoảng cách của người thu mua và nhà cung cấp trở nên gần hơn bao giờ hết. Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức to lớn cho các bạn mới tập tễnh mới bước vào nghề. Nhưng với kiến thức logistics trong tay, nó sẽ trở thành một công cụ cực kì hữu ích giúp bạn vượt qua những khó khăn này.
5. Các quy tắc thu mua có hiệu quả
+ Quy tắc thu mua 1: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp
Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục.
Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,…) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc thu mua 2: luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp
Nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ ràng buộc chặt ” (điều kiện không thể nhân nhợng được) và có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nhượng được). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán… nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc thu mua 3: đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp
Nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được). Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
(st)
Chúc các bạn học tập và làm việc hiệu quả nhất!
Mr Ha Le
CÔNG TY CP GIAO NHẬN VẬN TẢI VÀNG
Địa chỉ: Tầng 3 số 7 ngõ 82 Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84. 2432008555 – Hotline: Mr. Hà 0985774289 – 0969 961 312 (Mr Đức)
Email: duc@goldtrans.com.vn
