Quy trình xin xác nhận đại sứ quán cho Invoice và C/O

Trong hoạt động xuất khẩu, nhiều quốc gia yêu cầu Commercial Invoice, Certificate of Origin (C/O), Packing List và các chứng từ thương mại khác phải được xác nhận bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán trước khi được sử dụng hợp pháp tại nước nhập khẩu.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình, bộ chứng từ có thể bị từ chối, ảnh hưởng đến thủ tục thông quan, thanh toán quốc tế hoặc quá trình đăng ký sản phẩm tại nước ngoài.

Vậy quy trình xin xác nhận Invoice và C/O gồm những bước nào? Hồ sơ cần chuẩn bị ra sao? Thời gian thực hiện bao lâu? Bài viết dưới đây của Goldtrans Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất.

1.Căn cứ pháp lý

Việc hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện theo các văn bản sau:

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thông tư số 11/2025/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện công tác chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.

Doanh nghiệp cần căn cứ đúng quy định để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc trả hồ sơ.

DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ THÔNG QUAN XUẤT KHẨU

2. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Khi nào phải xin xác nhận đại sứ quán

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, đây là thủ tục rất phổ biến khi đối tác hoặc cơ quan quản lý của nước nhập khẩu yêu cầu chứng từ phải được xác nhận trước khi sử dụng.

Các chứng từ thường phải hợp pháp hóa có thể gồm:

• Commercial Invoice
• Certificate of Origin (C/O)
• Sales Contract
• Certificate of Free Sale (CFS)
• Certificate of Analysis (COA)
• Certificate of Quality (CQ)
• …

Khi nào doanh nghiệp phải xin xác nhận Đại sứ quán?

Thông thường doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục này khi:

• Đối tác nước ngoài yêu cầu.
• Điều khoản hợp đồng ngoại thương quy định.
• Bộ chứng từ thanh toán theo L/C yêu cầu.
• Quốc gia nhập khẩu bắt buộc hợp pháp hóa chứng từ.
• Hồ sơ đăng ký lưu hành sản phẩm.
• Hồ sơ mở văn phòng đại diện hoặc thành lập doanh nghiệp ở nước ngoài.
• Hồ sơ tham gia đấu thầu quốc tế.

3. Quy trình xin xác nhận đại sứ quán cho Invoice và C/O

Goldtrans Logistics hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình từ kiểm tra hồ sơ đến khi hoàn tất xác nhận của Đại sứ quán.

Bước 1. Công chứng chứng từ hoặc xin xác nhận tại VCCI

Đây là bước đầu tiên nhằm xác nhận tính hợp lệ của chứng từ trước khi chuyển sang Cục Lãnh sự.

Goldtrans Logistics hỗ trợ:

• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ.
• Công chứng giấy tờ theo quy định.
• Xin xác nhận tại VCCI đối với chứng từ thương mại khi cần.
• Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ ngay từ đầu.

Hồ sơ cung cấp:

• Form đề nghị xác nhận.
• ĐKKD doanh nghiệp
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Tờ khai xuất khẩu.
• Vận đơn.
• C/O.
• Các chứng từ liên quan khác.

Thời gian xử lý

Khoảng 07–14 ngày làm việc, tùy từng loại hồ sơ.

Bước 2. Xin xác nhận tại Cục Lãnh sự

Sau khi hoàn tất bước công chứng hoặc xác nhận tại VCCI, hồ sơ được nộp đến Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao để chứng nhận tính pháp lý.

Đây là bước bắt buộc trước khi nộp hồ sơ cho Đại sứ quán.

Goldtrans Logistics sẽ:

• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ.
• Theo dõi tiến độ xử lý.
• Làm việc với cơ quan tiếp nhận khi cần bổ sung chứng từ.

Thời gian xử lý: Khoảng 10–14 ngày làm việc.

Bước 3. Xin xác nhận tại Đại sứ quán

Sau khi đã được Cục Lãnh sự chứng nhận, hồ sơ sẽ được nộp tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia nơi chứng từ sẽ được sử dụng.

Đây là bước cuối cùng để chứng từ có giá trị pháp lý tại nước ngoài.

Goldtrans Logistics sẽ:

• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ.
• Theo dõi tiến độ.
• Bổ sung chứng từ khi Đại sứ quán yêu cầu.
• Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Chứng từ đã được Cục Lãnh sự xác nhận.
• Giấy giới thiệu.
• Giấy ủy quyền (nếu có).
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của từng Đại sứ quán.

Thời gian xử lý: Khoảng 05–07 ngày làm việc.

Bài viết đã giới thiệu quy trình xin xác nhận đại sứ quán cho Invoice và C/O xuất khẩu.

Chúc Quý doanh nghiệp thành công.

Vì sao khách hàng chọn dịch vụ của Goldtrans Logistics?

• Chuyên tuyến Trung Quốc – Việt Nam (đường bộ, đường biển, đường sắt, đường không).

• Chuyên tuyến xuất Việt Nam – USA/EU/Châu Á…

• Giá cước cạnh tranh, thời gian ổn định.

• Tư vấn mã HS chính xác, hạn chế rủi ro kiểm hóa.

• Goldtrans thành lập 12 năm kinh nghiệm. Goldtrans là đại lý Hải quan được cấp phép

• Trụ sở Hà Nội và 5 chi nhánh xử lý hàng hóa tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Tp. HCM, Móng Cái, Lạng Sơn

• Hỗ trợ tận nơi, miễn phí tư vấn trước khi nhập.

📞 Hotline: 0985 774 289 – Mr Hà Lê
🌐 goldtrans.com.vn | dichvuhaiquan.com.vn

⭐ GOLDTRANS LOGISTICS – YES, WE CAN MEET YOUR NEEDS