1. CĂN CỨ PHÁP LÝ

Việc chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan hàng nhập khẩu hiện nay căn cứ theo:

• Luật Hải quan
• Thông tư 38/2015/TT-BTC;
• Thông tư 39/2018/TT-BTC;
• Thông tư 121/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/02/2026).

2. BỘ HỒ SƠ KHAI BÁO HẢI QUAN HÀNG NHẬP KHẨU 2026 GỒM NHỮNG GÌ?

Khoản 4 điều 1 thông tư 121/2025/TT-BTC quy định:

Sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư số 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC như sau:

“Điều 16. Hồ sơ hải quan khi làm thủ tục hải quan

2. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu
a) Tờ khai hải quan;

b) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
Trường hợp chủ hàng mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng được người bán chỉ định nhận hàng từ nước ngoài thì cơ quan hải quan chấp nhận hóa đơn thương mại do người bán tại Việt Nam phát hành cho chủ hàng.

Người khai hải quan không phải nộp hóa đơn thương mại trong các trường hợp sau:
b.1) Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài;
b.2) Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán.

c) Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương

Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên các tàu dịch vụ (không phải là tàu thương mại) thì nộp bản khai hàng hoá (cargo manifest) thay cho vận đơn;

d) Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu (sau đây gọi tắt là giấy phép nhập khẩu);

đ) Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

e) Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư;

g) Tờ khai trị giá: Người khai hải quan khai tờ khai trị giá theo mẫu, gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp cho cơ quan hải quan 02 bản chính đối với trường hợp khai trên tờ khai hải quan giấy.

Các trường hợp phải khai tờ khai trị giá và mẫu tờ khai trị giá thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính;

h) Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

i) Danh mục máy móc thiết bị nhập khẩu kèm Phiếu theo dõi trừ lùi trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời;

k) Hợp đồng ủy thác đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu hàng hóa thuộc diện phải có các chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ, điểm e khoản này;

l) Đối với hàng hóa nhập khẩu của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền nhập khẩu: Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, nhập khẩu của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam do Bộ Công Thương cấp;

m) Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền nhập khẩu: Giấy chứng nhận đầu tư về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan đến mua bán hàng hóa của thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài có đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu;

Trường hợp không phải thực hiện cấp Giấy chứng nhận đầu tư thì nộp chứng từ tương đương.

Trường hợp thực hiện thủ tục hải quan tại cùng một cơ quan hải quan thì người khai hải quan chỉ phải nộp các chứng từ quy định tại điểm l và điểm m khoản này lần đầu khi làm thủ tục hải quan.

Người khai phải khai tại ô “Số giấy phép” trên tờ khai hải quan điện tử đối với các chứng từ nêu tại điểm l, điểm m khoản này.